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南通吉华物流有限公司:物流运输管理系统
字号:T|T 2016年01月29日10:56     南通吉华物流有限公司

一、应用企业简况

南通吉华物流有限公司注册资本3600万元人民币,是一家集仓储、配送、运输、装卸及货运代理为一体的现代爽8国际。

公司拥有各类运输车辆200余部,仓库面积3万平方米,资产总额2.2亿元,企业现有员工320余名,并具有一支经验丰富、平均年龄仅28岁的专业化物流管理团队。管理人员86名,其中专科以上学历占75%,获得中高级职称22人。

2011年公司通过了ISO9001:2008质量管理体系认证。2014年公司主营业务收入为2.46亿元,上缴各种税收1000余万元,实现利润超800万元。

公司是“国家4A级综合服务型爽8国际”、“全国先进爽8国际”、“江苏省重点爽8国际”、“江苏省优秀民营企业”、“爽8国际部甩挂运输试点企业”。

公司实行以项目部为基础的运营管理模式,按照区域划分设置项目部,负责客户业务操作与客户管理。由于客户位于全国各地,项目部分布点多、面广。

二、实施信息化之前存在的问题

公司虽然健全了各种管理制度,并制定了业务操作流程。但是,由于公司客户分布于全国各地,项目部点多、面广,在执行标准化管理过程中,经常会出现相关业务人员不按照公司规定作业,在操作环节上管理失控、衔接不顺畅、不按规定要求进行业务操作等现象,客户投诉时有发生,导致企业内耗增多,管理成本增加,人员效率低下。

三、解决的措施

公司在2012年委托江苏商贸通邦物流研究院,按照吉华物流业务流程,个性化地定制了一套“物流运输管理系统”,该系统实现运输业务从“下单、接单、调度、装车、途中监控、货物交付、回单签返、费用结算”等流程进行系统控制,标准化操作,每个岗位由各项目部专人负责网上操作。

运输管理系统功能

公司开发的TMS每个项目部操作人员都有不同的操作权限,客户可以直接进行网上下单,调度员根据系统显示进行车辆调度,并且将车号、驾驶员姓名、手机号录入系统,录入完毕后调度工作完成。车辆到达现场后,由现场业务员进行证件查勘,查勘完毕后车辆进行装车任务,装车结束后由业务员通过手机终端进入系统操作,完成装车任务。装车结束后,进入途中监控阶段,监控人员通过系统可查询车辆在途地点,记录异常情况。车辆到达后,由相关人员通知收货方收货,交接完以后由监控人员进行货物交接系统操作,并录入签收人及联系电话。回单送达业务员以后,相关业务员从系统中,进行回单收取操作,录入收取时间,移送人员姓名、电话,回单数目等等。客户可查询货物从下单到交接全程情况。财务人员根据系统默认情况,从系统中开具运输发票,由相关业务人员与客户进行财务结算。

三、信息化工作推进及落实

推进信息化运用后,增加了相关业务人员的工作量,员工抵触情绪较大,普遍认为系统操作麻烦。公司总经理室召集运营、安全、人事、客服等相关部门,成立以运营管理部为牵头的“信息化工作推进领导小组”,就推进信息化管理结合业务操作制定《业务操作标准化流程》、《精细化管理考核规定》、《岗位操作作业指导书》、《业务人员绩效考核管理规定》等相关管理制度,从制度及收入分配上严格落实信息系统的运用。

公司要求从接单开始,一直到运费开票结算所有操作必须通过运输管理系统,按照流程由前到后依次操作,上一环节不操作不得进入下一流程,最终不得结算运费,通过环环相扣确保信息化工作落到实处。并且领导小组随时抽查各项目部落实信息化推进工作情况。

四、信息化效益分析与评估

公司实施信息化管理以后,货源及时显示在“货运发布”栏,公司全国各地当天货源与车源得到充分整合。

根据对比分析,车辆实载率由原来89.2%上升到96.7%,业务流程得到全面优化,客户满意度调查显示,客户满意率由92.5%上升到98.3%,运费开票及时率由原来96.2%上升到100%,不仅公司运营管理成本下降,客户满意度还得到了有效提升。

信息化工作推进后,公司业务流程由信息系统进行操控,原来人为因素干扰得到有效遏制,业务流程真正实现了标准化管理,各业务岗位之间信息沟通也由原来人工传递变为计算机系统传递,信息变得及时、不重复、不遗漏,工作效率大大提升。

五、信息化实施过程中的主要体会、经验和教训

信息化实施后,公司内耗得以减少,经营成本得到降低,标准化流程渗透于企业运输管理工作之中。

制度执行过程中,容易被打折扣,业务流程操作过程中出现管理遗漏、台账后补、执行不及时不到位现象时有发生,通过这次信息化推进后,所有作业按照标准化操作,不再出现遗漏、恶意减少工作环节、执行不力等现象,业务经营数据直接从系统中导出,真正实现了业务管理精细化。

六、本系统下一步的改进方案、设想

(一)信息系统与车辆监控平台相衔接,在客户点击查看货物运输信息后,可追溯货物在途位置,以后可不用专人实行电话监控;

(二)完善信息系统客户回款催收功能,按照合同签订协议进行运费支付,超期支付应当及时提醒功能;

(三)信息化增加电子网上办公功能,行政通知、文件等工作全部实行网络电子办公,减少纸质材料,便于保管、便于及时审批工作。

 

爽8国际