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如何解决采购订单分单难题
字号:T|T 2014年09月26日11:42     企业资源网
  • 订单分配是采购管理的一个核心问题,也是一个难题,因为分单需要综合平衡内外各种关系以实现采购业务目标,同时还要加强内控。假设采购一种物料N吨,有三个供应商ABC,如何给三个供应商分采购量?我最近了解到企业的一些做法,很有意思,值得参考借鉴。

采购业务的目标,一是满足对物料的需求,二是降低成本,第三还包括质量,质量是采购业务能够发生的前提条件,肯定要满足。在采购管理中还有一个重要管理内容,那就是如何做内控,因为采购往往是企业花钱最多的部门,内控做得不好,最终影响产品成本和质量。

订单分配是采购管理的一个核心问题,也是一个难题,因为分单需要综合平衡内外各种关系以实现采购业务目标,同时还要加强内控。假设采购一种物料N吨,有三个供应商ABC,如何给三个供应商分采购量?我最近了解到企业的一些做法,很有意思,值得参考借鉴。

策略方式一:80/20方法

绝大部分给A企业(例如80%),另外小部分给另外B企业,或者B、C企业;这样做的好处是绝大部分订单量给A,可以获得批量经济折扣,获得更低成本。B、C做为培养关系的供应商,在A出问题时候可以快速补充,相当于备份的大供应商,可以避免供应中断。

这种操作方式存在一种内控上的难题,最大的采购量到底给哪一家?面向各个供应商采购不同的量,采购价格如何确定?供应商可以通过向采购决策人公关以获取最大的采购量,而供应量小的供应商也可以公关获得好的采购价格,因为量不一样,价格和采购量大的不能完全比较。实际上大小供应商都有发挥空间。

解决的方法:通过供应商评估确定优先供应商,备份供应商,明确主供应商和备份供应商的量的分配比例原则,减少了第一层次的内控(不过,这需要定期评估,以评估小组操作);第二层次的内控,那只有参考市场价格了,很难内控;或许可以通过对采购人员整体部门KPI的相关考核来加强内控,比如考核年采购成本降低金额等。

策略方式二:平分方法

一些企业的分单策略是平分:采购订单在三个供应商之间平分,这是一个非常简单的处理原则,很容易操作,很容易检查。

操作过程:采购量在三个供应商之间平分。在了解市场价格基础上,和三个供应商谈判价格,取三个供应商价格最低者,要求另外两家也达到最低价格(因为别的供应商能够达到,要求你达到这个价格是合理要求);在谈判中的策略是:“A供应商已经做到10元了,B你也应该可以做到10元。”在和B谈判妥当的时候,三家供应商一起签订合同,和三家供应商价格大家都能够看到,有一定的透明性,证明不是压价策略。这种谈判最多做一轮,不会重复要求供应商压价。出价高的供应商晚获得订单,如果不降价,失去订单也是可能的。

策略分析:这样做的原因很重要一点是加强内控。采购内控主要有两个点:一是决定哪个供应商可以入围成为合格供应商,另外一个是分单多少。入围合格供应商是产品开发部门确定的,一次性的;分单是经常性的,是内控重点。采取平分原则,则是的分单透明化,供应商不用公关,可以减少公关成本,消除一个在订单数量分配上的内控问题。其次三个供应商均要求实现最低价,消除在价格上的内控问题。如果供应商在数量和价格上均是凭实力,不需要公关,那么成为企业的合格供应商也需要凭实力,即使不能完全消除第一个方面内控问题(成为合格供应商)也关系不大,毕竟只是一次性的事情。

看来,这种貌似不好的分单策略(不能获得规模效益),还有深刻的内控优势,也是一个不错的策略。当然,应用这个策略的企业还未规范开展供应商管理,假如有规范的供应商管理,这是否是一种好的策略,值得探讨。

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