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中远船务供应商管理创新“系统与制度”双保障
字号:T|T 2013年01月06日14:06     比特网
  • 中远船务自2010年上线电子采购管理系统,到2012年已经运行有两年多,目前平均每天仅询价采购项目就有120多个,月均有3亿多的采购额要通过电子采购管理系统进行流程管理。中远的采购信息化管理,在提高采购效率、实现阳光采购、控制采购成本方面有了显著的提升。

中远船务自2010年上线电子采购管理系统,到2012年已经运行有两年多,目前平均每天仅询价采购项目就有120多个,月均有3亿多的采购额要通过电子采购管理系统进行流程管理。中远的采购信息化管理,在提高采购效率、实现阳光采购、控制采购成本方面有了显著的提升。中远船务电子采购管理系统也因此被评为2011年爽8国际与采购管理信息化优秀应用案例。

 

现在中远船务总部和旗下的6家船舶修造企业(大连、广东、舟山、上海、连云港、南通)都已经广泛应用电子采购管理系统,平均每月要生成3800多个采购合同,仅2012年涉及签约供应商就达2400多家。在巨大的采购与供应商管理的实际业务与信息化深入融合的过程中,中远船务对供应商管理的深层次需求不断突显,供应商管理的创新与实践也一直没有间断过。

 

“最初我们的供应商数据是在SAP的ERP中,由财务部门来维护的,并将供应商分层管理,分为集团总公司、船务总部和下属企业三个层面的供应商,分别有对应的财务部门维护,这就导致同一个供应商可能在系统中出现多个编码,产生大量的冗余数据,且因为在SAP中的供应商仅仅用于做订单、付款管理,供应商主数据仅仅维护这两方面的供应结果数据,而对于这些供应商是怎么准入的?为什么这次是选择了这几家供应商?每家供应商报价和中标的过程数据是没有的。这对于供应商准入、绩效考核管理是一个盲区”中远船务信息中心王副总表示。

 

“我们做电子采购管理系统一期的时候,做了比较基础的供应商数据的管理。当时主要做的是供应商信息的收集、准入、资质数据管理,相当于先建立了一个网络化、平台化、可共享的供应商资源库,但是,我们对于供应商的表现、供应跟踪等是有考虑和规划的。后来,在供应商管理的信息化实现方面,一采通又提出了一些更成熟的管理方法和实施方法,这和我们的管理需求比较贴,所以二期项目实施中,重点就是深化的供应商管理”中远船务物资管理中心林总介绍。

 

“中远船务的供应商管理系统分两期进行,第一期,主要实施的供应商开源、准入、资质管理等基础数据的统一和建档;第二期,主要实施的供应商日常表现、周期性绩效考核、供应商的优胜劣汰管理。并且和系统配套,还专门设计制定了一套《中远船务物资供应商管理制度》”一采通项目实施薛经理介绍。

 

中远船务的电子采购系统、供应商管理系统之所以被广泛的使用,物资管理中心林总谈到,和《中远船务物资供应商管理制度》的推进是密不可分的:

 

“建立《中远船务物资供应商管理制度》的目的,是从制度纲领上规范我们的供应商评审工作,健全物资供应商的管理机制,发展和培育新的供应商,建立核心供应链,保证物资采购有序地进行。

 

制度适用的范围包含了三个层面。第一个层面是供应商,包含提出准入申请的供应商、备案供应商、合格供应商;第二层面是主体采购方,包含我们的六家船舶修造企业,以及集团(经营总部、技术中心、生产管理部/质量管理中心、海工总部、物资管理中心、财务部、法律事务部、监督审计部)相关部门;第三层面是集团下属配套企业也纳入本管理体系。

 

供应商按四级分类法,分备案供应商、一般合格供应商、重要供应商和战略供应商。根据评审结果,调整供应商分级。一般合格供应商向重要供应商、战略供应商提升,反之逆向降级或做出停用处罚。凡是评审结果差,或同一种物资在保证有五家以上合格供应商的条件下,三年没有贸易量的供应商将被淘汰。被淘汰供应商须经一年后方可重新申请准入。

 

针对供应商评审,我们设立了三种评审方式,并且每种评审方式都在一采通系统中实现了评审流程的规范操作。

 

第一种,是供应商准入评审。对提出申请为中远船务提供产品的供应商进行评审。评审通过后成为备案供应商,评审未通过不得向其进行物资采购。准入评审每季度举行一次。

 

第二种,是供应商的定期评审。定期评审是针对合格供应商和备案供应商进行的评审。评审通过后纳入合格供应商名录中,评审未通过不得向其进行物资采购。定期评审每年举行一次,由物资管理中心负责组织召开“合格供应商年度评审会”,评审供应商的资质和级别。

 

第三种,是不定期评审。因特殊需求对合格供应商或特需供应商会进行一些临时评审。不定期评审是由物资管理中心负责组织实施,或指定企业进行评审。”

 

现在中远船务的供应商,无论是原有的老供应商,还是新合作供应商,亦或是船东指定供应商,都无一例外,要通过供应商管理系统,进行网上注册,走准入审批流程。通过制度运行与系统应用规范,中远船务的供应商队伍从原来的4600多家,精选优化到2000多家,并形成了6大船厂与集团总部统一共享的《中远船务合格供应商名录》,这其中已经有超过60%的合格供应商在不同采购项目中成功中标。

 

向中远船务一样,在进行成本控制,加强采购管理的过程中,逐渐意识到供应商管理的重要意义的企业已经越来越多,尤其是一些大型的制造型企业,比如机械制造企业、钢铁企业、化工企业、通信电子企业,都面临类似的管理需要。如果说“制度是纲,那么系统就是基础设施建设”中远船务的供应商管理之所以能层层推进,落地管理,其关键还在于“系统建设与制度体系”的双重保障

爽8国际