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13个常见的ERP错误及防范措施
字号:T|T 2012年04月09日09:28     IT168
  • 企业资源计划(ERP)系统需要企业投入大量的资金、资源和时间,其每一个地方都需要上千乃至上万美元,部署时需要耗费数百个工时。尽管一个成功的ERP部署能够帮助你的公司合理化工作流、削减成本,但是一个规划与部署不合理的ERP产品可将会导致公司成本上升、生产效率低下。

企业资源计划(ERP)系统需要企业投入大量的资金、资源和时间,其每一个地方都需要上千乃至上万美元,部署时需要耗费数百个工时。尽管一个成功的ERP部署能够帮助你的公司合理化工作流、削减成本,但是一个规划与部署不合理的ERP产品可将会导致公司成本上升、生产效率低下。

为了帮助你确认你的ERP部署是成功的,或是最大限度地减少潜在问题,美国著名的CIO.com网站对多名ERP专家(IT执行官、顾问和ERP厂商)进行了调查。调查要求这些受访者列出公司最常犯的ERP错误,以及如何避免或解决它们。以下是13个最常见的ERP错误以及解决它们的办法。

ERP 错误#1。规划不合理。Sage公司中间市场ERP 产品生产管理副总裁Erik Kaas 称:“如果你希望你的ERP项目能够取得成功,那么规划就非常有必要。你不能放任你的ERP不管。”

ERP 软件与中间市场解决方案提供商VAI公司的首席信息官Kevin Beasley对此表示认同。他称:“在对ERP软件评估之前,许多公司没有充分提前进行规划。这常常会导致后面出现混乱。因为他们可能无法充分理解他们目前的程序以及如何让它们将商业优势和效率最大化。”

为了解决这个问题,公司应当在选择ERP系统之前对所有的程序和策略进行一次内部审查。此外,Beasley建议将来自不同部门的相关用户集合起来组成一个ERP评估团队。如果你认为你身没有能力对ERP系统进行恰当的评估,那么可以考虑聘请经验丰富的第三方或中立厂商顾问。他们在你所从事行业的公司中部署ERP解决方案有着丰富的经验。

ERP 错误#2。对ERP厂商没有进行恰当的审核。帮助客户提升使用性能的Casemore & Co 公司总裁Shawn Casemore称:“我的许多客户仅仅听了厂商团队的宣传就决定购买了。然而,一旦完成了部署,他们很惊诧地发现系统功能受到了限制,能力低下,并且会对现有的内部最佳实践产生负面影响。”他给出的建议是:要一直寻找参照物。他称:“要求厂商提供至少与他们合作过的三家公司的名称。问厂商他们的业务范围中有哪些公司,他们能够与哪些公司联系并讨论软件问题,然后打电话讨论功能、性能和面临的挑战。”如果厂商没有(或没能)提供三家公司的名称,那么就不要选择他们,除非你想成为一只小白鼠,

ERP 错误#3。不理解或不使用关键功能。业务咨询与技术解决方案公司MorganFranklin 的总经理John Hoebler称:“在我们每年的ERP调查中,仅有46%的受访者称他们对自己使用的ERP系统的功能有着深刻的理解。考虑到有数百万家公司正在对他们的ERP系统进行投资,这一结果让我们感到非常震惊。不清楚系统的功能,公司无法让业务程序自动化,更快完善功能,实现业务目标。升级、增加功能与维护成本将更高,这几乎不可能取得成功。”

为了解决这一问题,Hoebler建议创建一个列有所有功能的总清单,追踪使用情况,定期的对列表进行评估以确定哪些功能正在被使用,哪些功能最为有用。他称:“这些功能目录能够被用于培训新雇员,编写测试脚本,对审核、合规与报告需求提供帮助。”

ERP 错误#4。低估了所需要的时间与资源。e2b teknologies公司总监James Mallory认为:“所有的公司基本上都低估了部署新ERP系统所需要的时间与资源。那么如何计算所必须的时间呢?所需要的能够通过用100除以软件成本进行评估。例如,软件的成本为20000美元,那么在一名合格的顾问的帮助下,其将耗费200个工时或五周时间部署。如果你打算在没有专业帮助的情况下自己进行部署,那么所需要的时间将会翻倍。”此外,Mallory还强调了指派一名专业的项目经理的重要性。

ERP 错误#5。从开始阶段起团队中就没有合适的人。Beasley称:“很多时候,在ERP部署的开始阶段公司就没有挑选到合适的人。ERP部署是公司能够承担的最大项目之一,因此如果在决策过程中各个方面没有相关的利益攸关者参与,那么难免会出现错误,规划也会不周全。”例如,许多公司关注如何得到主管们的批准,而不是在公司的各个部门中挑选出关键的参与者,除了IT部门外,还应当有来自财务、运营、制造、采购和仓库等部门的人员参与其中。这样做的好处是:从一开始,雇员就能够积极从事ERP部署,将资金用到它们该用的地方。

ERP错误#6。没有设置优先权。Realization 公司副总裁、项目管理专家Yoav Ziv称:“在部署ERP系统时,员工在降低延迟、提高完成时间方面能够做的最重要的一件事是减少多任务处理。”他认为:“当处理多个任务和频繁切换设备时,员工的工作速度非常慢。”因此,创建一个优先权系统应当是IT经理的当务之急。他称:“优先权系统应当不仅仅显示何时做什么任务,而且还应当向管理员提供急需他们解决的问题。ERP部署经理需要部署一个严格的问题鉴别程序以能够立即显示并解决问题。”

ERP 错误#7。在培训和变革管理方面没有进行投资。Kaas解释称:“缺乏适当的训练是ERP项目推出的最常见的原因。由于员工不理解新系统,因此还会导致员工憎恨新系统。确保在新系统投入使用之前员工能够适应它们可帮助你的ERP项目取得成功。”重点关注甲骨文JD Edwards产品的ERP专家、GSI首席执行官Kevin Herrig称:“如果你不进行培训,不经常与使用者进行沟通,那么最终你得到的只是一款价格昂贵的Excel软件。”

ERP 错误#8。低估了精确数据的重要性。你的ERP系统仅仅在有数据时才会发挥作用。文件管理与工作流解决方案提供商iDatix 公司专业服务总监Martin Levesque称:“如果你希望你的ERP部署能够取得成功。从一开始,必须要在适当的地方放置适当的程序设计和程序参数,以最大限度的降低出现错误的可能。”

ERP 错误#9。采用一个万能的解决办法。网站开发公司NetFoliage的软件架构师Akan Iza称:“无论ERP系统多么强大、灵活性多么高,它们都无法理解所有的商业逻辑。在ERP部署中最常犯的一个错误是假设ERP能够被用于从头至尾的运行一个业务。”他指出:“为了避免这一代价昂贵的错误,公司应当重视ERP部署,以优化价值链、追踪成本。其它所有的事情都应当是次要的目标。”

ERP 错误#10。没有停运遗留应用。埃森哲公司应用现代化与优化负责人Picciotto 称:“如果公司在ERP系统部署期间没有积极的停运遗留应用,那么最终结果将是带有所有原有遗留应用的ERP将会被拖后腿。后果是它们将成为另一款需要你花钱购买维护与支持服务,花钱对硬件和系统进行升级,花钱为核心ERP安装接口的软件。”而部署ERP系统的初衷是为了合理化工作流,降低成本和减少浪费。

ERP 错误#11。没有一个主动的负载测试环境。Herrig称:“通过几个测试用户,你根本无法看到你的改变所产生的真正结果。为了能够看到改变的真实效果,避免出现损失惨重的意外宕机事故,你必须要模拟用户负载。”

ERP 错误#12:忽视了第三方支持备份方案。为财富1000强企业提供服务的IT开销管理与咨询公司NPI的首席执行官Jon Winsett称:“尽管事实是维护率居高不下,公司能够从第三方支持提供商那里获得相同水平的服务,但是许多公司还是坚持选择收费高昂的原厂支持。公司在支持方面应当尝试所有的选项,包括可与之直接协作并提供服务的混合支持提供商,以及独立于厂商合作项目之外的提供商。第三方支持备份方案可以很轻松地将支持成本降低30%至50%。”

ERP 错误#13: 没有制定维护策略。SAP 美国公司北美与拉美地区升级办公室副总裁Marco Valencia称:“不进行预防性维护的客户无法充分发挥其ERP投资和相关维护资金的优势。如果不进行维护,他们的系统(在技术层面上)将随着他们的业务程序一起很快就会被淘汰。”此外,他指出:“重要的是保持内核一直处于最新状态,通过正确的法规调整防止潜在的问题,以及在安装技术方面进行改良。这样一来,在运行支持升级包时,客户的体验将受到最低程度的影响。”

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