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河南省烟草公司周口市公司、中国烟草总公司:卷烟物流规范化经营信息监控系统
字号:T|T 2018年08月03日08:53     爽8国际与采购网
  • 周口卷烟物流向“现代物流”迈进,提出“从传统商业向现代流通转变”的战略任务,开启了行业现代物流建设的新征程。

信息化是现代烟草物流的核心和标志,以信息化、网络化、自动化为主要特征的现代物流,已经成为当前信息时代和网络经济环境下企业高效运作和发展的基础保障和竞争利器。烟草行业现代物流的建设也同样离不开信息化的支撑,可以说信息化是行业现代物流建设的实质、精髓和支柱。通过信息化不但可以降低物流运行成本,而且也可以有效提高物流工作的服务水平与质量,行业已经形成普遍认识,信息化对于提高物流工作效率具有极大帮助。
周口卷烟物流向“现代物流”迈进,提出“从传统商业向现代流通转变”的战略任务,开启了行业现代物流建设的新征程。近年来,周口市卷烟物流配送中心根据自身的发展实际和业务需要,开发应用了《烟草规范化管理信息监控系统》,有效地提高了工作效率、降低了物流成本,进一步提升了服务质量和规范化管理水平,有效的推动了管理的创新与发展。
一、应用企业概况
周口卷烟物流配送中心是河南省烟草公司周口市公司的二级非法人实体化单位,位于周口经济开发区太昊路中段,占地57亩,拥有在岗职工257人,内设6个部门和4个二级中转站,周口卷烟物流配送中心集卷烟仓储与分拣打码于一体,有一套自动补货系统、四条通道式半自动化分拣线、一条异型烟分拣线完成分拣打码工作,目前,日均分拣能力达1800箱左右。全市共有83条送货线路,91辆配送车辆,年配送卷烟25万余箱,服务全市卷烟零售商户26500余户,实行80公里以内直接送货上门,80公里以外,经中转站中转后送货到户的配送模式,按照国家局关于“一号工程”的工作要求,并结合卷烟销量和访销工作等实际情况,执行“今访明送”配送模式和“三扫一打”工作。具体作业流程为:工业到货后进行扫码,同时通过RFID设备完成入库工作,当日访销工作结束后,按照订单信息组织卷烟出库,完成卷烟出库扫码上报工作,并将出库卷烟经四条半自动化分拣线完成分拣到户及打码到条工作,第二日由各线路送货人员实施送货上门、扫码拍照工作。
周口卷烟物流配送中心按照国家局物流工作会议和信息化工作会议的要求,紧紧围绕“现代、经济、适用、效率”的发展方向,着手进行具备统一性、系统性、规范性的物流信息化建设的规划,实现对于现有的物流资源和信息系统的综合利用和管控,提升整体物流管理水平,为国家局提出的“科技物流、精益物流、人本物流”要求提供监管依据、考核依据和技术支撑。
二、烟草规范化信息监控系统应用背景及简介
1.烟草规范化信息系统应用背景
当前,烟草爽8国际正处于极端重要的历史节点,面临着规范与发展的双重压力,卷烟市场一度时期出现销售疲软、价格下滑、客户库存居高等突出问题,导致卷烟真烟非法流动、大户控制小户、大户左右市场,扰乱价格秩序、“天价烟”反弹等不规范行为时有发生,给行业改革发展带来不小阻力,也影响到行业良好形象。按照烟草行业规范经营的要求,加大治理真烟违法违规经营活动的力度,有效遏制真烟非法流通蔓延势头。
行业不规范经营违纪违规问题时有发生;监管人员不能有效监管,无法做到及时发现、及时制止、及时处置;卷烟送货是否及时准确、是否到位到户、是否服务态度良好缺少有效的监管依托和证明依据。17年省局公司党组多次对一些市局(公司)违规经营问题提出通报,周口市局(公司)也多次对不规范经营行为人员进行处分,不规范经营问题已成为全行业的共同难题,也是急需解决的问题。
加强内部监管的要求:周烟物流作为卷烟物流配送单位,只有坚决把好卷烟配送的第一道关口,只有加强员工内部监管,提高员工规范意识,才能坚决守住规范经营的红线,才能促进行业持续健康发展。
2.烟草规范化信息监控系统简介   
为更好地完成规范送货作业任务,周口市公司卷烟物流配送中心积极探索信息化、智能化、高效低成本的规范送货服务技术保障措施,烟草规范化信息监控管理系统,较好地解决了现场拍照、网络传输和留存备查等问题,有效保障了规范送货服务的实现。该系统由移动终端平台和服务器端平台两部分软件组成,该软件系统融入二维码、GIS、GPS、云端存储交换、及时通信等软硬件技术,实现了考勤、定位、录音录像、扫码、拍照、意见采集等功能。可以通过该系统对送货完成情况进行精准查询监控。利用GPS和GIS技术的运用,实现了商户位置定位、员工工作轨迹查询、商户位置导航等原来不可能实现的功能,优化整理原有工作内容,实现了相互监督、公开透明、规范管理等功能,真正做到了人员动态、工作内容、工作质量实时监控,加入了自定义报表实现督查考评自动化、透明化,加入了重点员工、重点商户自动分析归类实现了管理有重点等功能。
移动端主要功能如下图:

图1 移动端主要功能


平台端主要功能如下图:

图2 平台端主要功能
 

三、烟草规范化信息监控系统推进进程
烟草规范化信息监控系统推进实施历程分为以下三个阶段:
1.试运行阶段2015年10月---2016年1月
2015年10月份物流中心烟草规范化管理信息监控系统投入使用。该系统在前期做了以下几点准备工作:一是对全区26500余户卷烟零售商户采集了地理位置信息并粘贴了包含商户基本信息的二维码;二是对全区所有人员配发移动终端设备,并进行了相关业务知识的学习培训;三是积极督促指导送货员做好二维码扫码工作;四是对该系统在应用过程中存在的问题进行及时纠正,特别是定位不准和网络传输信号不佳的问题,为下一步工作打下夯实的基础;五是由职能部门制定《卷烟物流配送中心规范化管理信息监控系统工作质量考核办法》,《卷烟物流配送中心工作用机管理规定》等相关文件。在该阶段要求送货人员进店扫码,要求信息监控人员对送货员送货到位到户情况进行全面有效监管。
2.探索阶段2016年2月---2017年5月
在规范化信息监控系统试运行的基础上,该阶段送货人员严格按照规范要求进店扫描客户二维码,添加了客户意见建议采集、异常信息反馈,信息监控人员每天在信息监控平台对送货到位情况进行有效监管,对收集到的意见建议进行实时反馈落实,对不能及时解决的问题做到及时上报,本着客户至上、客户满意的原则解决问题矛盾与客户需求。
3.升级改造阶段2017年6月至今
根据近一年时间的探索实施,发现当前该系统已经不能完全满足规范经营严峻形势下的工作需要,对规范经营问题的监管缺少有效证明依据。2017年6月份对信息监控系统添加了拍摄、录像、录音功能模块,实施了送货员扫码拍摄送货票据工作,对票据痕迹化管理进行了有效监管。为了能更加充分直观的证明卷烟已送货到位到户,2017年8月份实施扫码拍摄卷烟交接照片工作,具体流程为:卷烟交接完成及商户签字确认后,送货员使用平板电脑在商户门店内进行扫码,然后拍摄卷烟交接照片,照片内容包括送达每个商户卷烟的数量、品种、收货地点、收货人,商户委托的接烟人员及地点,确保照片清晰有效,所拍摄照片能充分体现卷烟已送货到位。信息监管人员每天在信息监控平台监管送货员GPS定位距离(主要监管是否送货到位)、拜访状态(主要监管是否为进店扫描二维码)、拍照情况(主要监管卷烟交接情况)、录音情况(主要监管送货员服务态度)。通过移动端把信息反馈到信息化监控平台,由相关部门进行及时处理,实现了信息反馈、信息互通、督导落实、相互监督。管理人员在规范化监控系统中对员工送货作业情况、送货到位情况进行实时监督,有效规范了员工行为,确保了送货规范到位,彻底解决了多年来因员工不规范作业的疑难问题。
在对该系统升级改造的同时,完善了各项规章制度,进一步明确岗位分工及工作职责,不断优化工作流程、改进工作模式、细化各项考核标准,使技术运用与工作实际相适应,确保各项工作环环相扣、运行顺畅。
四、烟草规范化信息监控系统运用成果分析
经过近三年时间对烟草规范化信息监控系统的摸索、改进与落实,在配送环节的规范经营问题上已取得较大进步,有效解决了人员规范化作业监管难题的问题,实现了各岗位职责的可视化规范化,尤其是在工作流程上进行了明确规范,实现了员工工作位置全程管控、工作内容全程记录,为员工绩效考核提供了更加详实的信息依据。
1、送货人员有效监管率100%
该信息化的应用明确了物流配送环节规范运行工作内容,促进了配送环节各项工作标准化、制度化、流程化、规范化、痕迹化,进一步增强了物流规范作业工作的自觉性和坚定性,实现了配送环节送货人员有效监管率100%,成功解决了有效监管的难题。
2、送货到位到户率100%
在传统的送货管理模式中,由于监管力度不够、监管困难,无有效证明方式,送货人员缺少规范经营的意识,不规范经营情况时有发生,一旦出现不规范经营情况,不能拿出有效证明依据。在信息化应用的当下,已能够做到无空白、无死角,对配送环节进行全面有效监控。扫码拍照由原先单纯的只扫码到拍摄销售清单再到拍摄卷烟交接照片,扫码拍照率由2015年的92.5%到2016年的95.6%到如今的100%,已经能够充分证明卷烟百分之百落地销售、百分之百到位到户,成功解决了规范经营和证明依据问题。
3、客户送货服务满意度100%
通过制定送货服务标准,建立考核和投诉处理体系,以自我提升和内部监管为手段,减少卷烟零售客户的投诉,全面提升了配送人员的工作质量和服务水平。由于对客户的诉求、意见建议、困难做到了及时解决、及时落实、及时反馈,对客户满意情况进行了及时的调查、掌握、分析。2015以来,物流配送中心共采集意见建议3058条,异常信息214条,在2017年度配送环节客户满意度调查中,已逐步达到了送货服务满意度100%,客户投诉处理满意度100%,全面提升了客户满意度、忠诚度和行业市场竞争力。、
五、烟草规范化信息监控系统应用体会
1、烟草规范化信息监控系统应用总结
烟草规范化信息监控系统的应用着眼于行业实际,紧抓行业规范、创新发展主线,立足于各项工作特点,监督管理从“粗放型”向“精细型”转变,工作质量从“效果评估”向“流程管控”前移,尤其是解决了送货作业工作质量的监督考核、信息依据的采集保存和卷烟规范经营监管问题,大大弱化人为因素在管理上的情感驱动作用,为企业管理全面融入科技创新元素。实现卷烟物流配送人员的实时位置跟踪、送货轨迹记录、可视化监控,对送货人员从签到上岗开始、扫码拍照、卷烟交接、交接确认、意见建议采集、信息上报等送货环节进行全过程监控,实现物流系统的统一管理和高效监督。建立了一套“规范管理、管控到位、依据科学”的管控体系,进一步提高了内管监督能力,把不规范情况处理在萌芽状态之中,对整个配送环节实现了科学监管、技术监管。
2、对未来爽8国际信息化应用的展望
物流信息化是现代物流建设的“催化剂”和“增倍器”,烟草行业的逐渐成熟,是基于信息化的现代物流作为网建的核心链条,发挥的作用日益深远。该信息系统上线应用以来,得到省市局的领导和兄弟物流单位的一致好评和推荐,达到了“物流上水平,高度信息化”的建设目标。烟草规范化信息监控系统源于规范而又服务于规范,源自规范而又高于规范,信息系统的应用使配送环节工作具有工作内容可视化、工作流程规范化、工作职责标准化、工作监管信息化、工作考核科学化,将会从根本上节约物流费用,整合并优化配送资源,实现精细化管理的目标。“严格规范,富有效率,充满活力”是烟草行业发展的时代主旋律,展望未来,扎根于规范化管理、信息化监管、制度化监督,在时代主题的引领下必将开放出绚丽的规范之花,结出累累之硕果。
六、物流信息监控系统下一步改进方向
河南周口卷烟物流配送中心以现有的烟草规范化信息监控平台为基础,制定了针对物流信息监控系统下一步的提升方案和进一步建设目标:
1、以“互联网+烟草”的创新思维继续对烟草规范化信息监控系统的提升建设,在下一步工作中我们将对软件系统进一步改进升级,将商户送货顺序和商户地理位置信息数据导入软件终端设备,达到导航引领送货员精准送货及到户确认功能。
2、应用GIS智能优化调度管理系统,自动生成配送线路,确保单车送货线路间的衔接,并对送货线路即时优化,实现弹性送货,节省配送时间,节约物流费用,从而达到降本增效的目的。
3、与车辆视频监控有效衔接,应用车辆辅助导航系统,对送货车辆实时辅助导航,并每日下载更新电子地图信息和配送线路信息,提高配送准确、准时率。
4、利用先进的信息技术手段增加对仓储、分拣、配送、综合管理等物流业务流程的各环节进行精细化管理,优化量化作业流程及工作标准,促使行业各岗位人员、工作流程监督考核发生深刻的变革。
以上实施方案已经列入市局公司、物流中心工作计划,有的已经进行了广泛论证交流,即将实施,这些实施计划具有信息发展的高度性和行业发展的前瞻性。我们相信,有了烟草规范化信息监控系统现在较好的应用基础,按此计划实施,必将建成行业物流信息的示范企业,为国家物流信息化的发展做出积极的贡献。
 

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